Receptionist
Halle, BE, 1500
About the role:
As a Receptionist, you play a key role in ensuring the smooth flow of raw materials and chocolate bulk deliveries at the Halle production site. You are responsible for coordinating the loading and unloading of bulk trucks, processing inbound materials and ensuring accurate registration of all transactions in SAP and related systems.
Working closely with logistics, planning and production teams, you help ensure that the right materials are available at the right time while maintaining the highest standards of safety, quality and hygiene.
Key responsibilities:
- Coordinate daily loading and unloading activities for bulk trucks carrying chocolate and raw materials.
- Verify transport documents, Certificates of Analysis and delivery information before processing deliveries.
- Review Certificates of Analysis against Barry Callebaut quality requirements and standards.
- Monitor bulk planning schedules and stay informed about expected deliveries and shipments.
- Review cleaning certificates and previous load information before unloading.
- Verify supplier approval status through approved supplier lists.
- Identify goods correctly and ensure accurate traceability throughout the process.
- Perform SAP transactions and administrative processing related to inbound and outbound movements.
- Escalate quality or operational concerns when deviations occur.
- Support continuous improvement initiatives related to logistics operations.
About you:
- Fluent in Dutch, French and English; knowledge of German is considered an advantage.
- Experience working with SAP for goods receipt and inventory transactions.
- Good knowledge of Microsoft Office applications, including Excel and Word.
- Understanding of raw materials, sampling procedures and loading/unloading processes.
- Experience in a bulk transport or logistics environment is preferred.
- Able to work independently and take ownership of responsibilities.
- Stress-resistant and comfortable operating in a fast-paced environment.
- Strong team player with a constructive and positive attitude.
- Creative problem-solver with strong organizational skills.
We offer:
- 38 days of annual leave.
- Flexible working hours.
- Meal allowance: €10 per worked day.
- Eco-cheques: €250 per year.
- Transport allowance.
- Bicycle allowance: €0.37/km.
- Group insurance (pension & risk coverage).
- Health insurance for you and your family.
- Dental care for you (family coverage available with additional payment).
- A key operational role at one of Barry Callebaut’s strategic production sites.
- An international environment with strong operational ownership and collaboration.
- Real impact on supply continuity, logistics operations and production performance.
Als Receptionist speel je een cruciale rol in de vlotte bevoorrading van grondstoffen en chocolade op de site van Halle. Je bent verantwoordelijk voor de coördinatie van het laden en lossen van bulkwagens, het verwerken van inkomende goederen en het correct registreren van alle bewegingen in SAP en andere systemen. [Bulk receptionist | Word]
Door nauw samen te werken met logistiek, planning en productie zorg je ervoor dat de juiste grondstoffen op het juiste moment beschikbaar zijn, steeds met respect voor veiligheid, kwaliteit en hygiëne.
Jouw verantwoordelijkheden:
- Dagelijks coördineren van laad- en losactiviteiten van bulkwagens.
- Controleren van transportdocumenten, analysecertificaten en leveringsinformatie.
- Vergelijken van analysecertificaten met de Barry Callebaut kwaliteitsstandaarden.
- Opvolgen van bulkplanning en verwachte leveringen.
- Controleren van reinigingscertificaten en vorige ladingen.
- Verifiëren van leveranciers via de lijst van goedgekeurde leveranciers.
- Correct identificeren en opvolgen van goederenstromen.
- Uitvoeren van SAP-transacties en administratieve verwerking.
- Escaleren van afwijkingen op vlak van kwaliteit of operaties.
- Meehelpen aan verbeterprojecten binnen logistieke processen.
- Vloeiend in Nederlands, Frans en Engels; kennis van Duits is een pluspunt.
- Ervaring met SAP voor goederenontvangst en administratieve verwerking.
- Goede kennis van Microsoft Office (Excel, Word, enz.).
- Inzicht in grondstoffen, staalnames en laad- en losprocedures.
- Ervaring in een bulktransport- of logistieke omgeving is een troef.
- Zelfstandig en verantwoordelijk.
- Stressbestendig en flexibel.
- Teamplayer met een positieve ingesteldheid.
- Creatief in het oplossen van problemen.
Wat wij bieden:
- 38 verlofdagen.
- Flexibele werkuren.
- Maaltijdcheques: €10 per gewerkte dag.
- Ecocheques: €250 per jaar.
- Transportvergoeding.
- Fietsvergoeding: €0,37/km.
- Groepsverzekering.
- Hospitalisatieverzekering voor jou en je gezin.
- Tandverzekering voor jou (gezinsdekking mogelijk tegen eigen bijdrage).
- Een sleutelrol binnen een strategische productiesite van Barry Callebaut.
- Een internationale werkomgeving met sterke samenwerking.
- Directe impact op logistieke prestaties en continuïteit van de productie.
À propos du poste:
En tant que Réceptionniste, vous jouez un rôle essentiel dans l’approvisionnement fluide des matières premières et du chocolat sur le site de Halle. Vous coordonnez les opérations de chargement et de déchargement des camions-citernes, assurez l’enregistrement correct des livraisons et garantissez l’exactitude des données dans SAP et les systèmes associés. [Bulk receptionist | Word]
Grâce à votre collaboration étroite avec les équipes logistiques, planning et production, vous veillez à la disponibilité des bonnes matières au bon moment tout en respectant les normes de sécurité, qualité et hygiène.
Vos responsabilités:
- Coordonner quotidiennement les chargements et déchargements des camions-citernes.
- Contrôler les documents de transport, certificats d’analyse et informations de livraison.
- Vérifier la conformité des certificats d’analyse avec les standards Barry Callebaut.
- Suivre le planning des livraisons et expéditions.
- Vérifier les certificats de nettoyage et les chargements précédents.
- Contrôler les fournisseurs approuvés.
- Assurer l’identification et la traçabilité des produits.
- Réaliser les opérations administratives dans SAP.
- Signaler toute anomalie qualité ou opérationnelle.
- Participer aux projets d’amélioration continue des activités logistiques..
- Maîtrise du français, du néerlandais et de l’anglais ; l’allemand constitue un atout.
- Expérience avec SAP pour la gestion administrative des flux logistiques.
- Bonne maîtrise des outils Microsoft Office.
- Connaissance des matières premières, procédures d’échantillonnage et flux logistiques.
- Une expérience dans un environnement de transport en vrac est un avantage.
- Autonome et responsable.
- Résistant au stress et capable de gérer les priorités.
- Esprit d’équipe avec une attitude positive et constructive.
- Excellentes capacités de résolution de problèmes.
Ce que nous offrons:
- 38 jours de congé par an.
- Horaires flexibles.
- Chèques-repas de 10 € par jour travaillé.
- Écochèques de 250 € par an.
- Indemnité de transport.
- Indemnité vélo de 0,37 €/km.
- Assurance groupe.
- Assurance hospitalisation pour vous et votre famille.
- Assurance dentaire pour vous (couverture familiale possible moyennant une contribution supplémentaire).
- Un rôle clé sur l’un des sites stratégiques de Barry Callebaut.
- Un environnement international favorisant la collaboration.
- Un impact direct sur les opérations logistiques et la continuité de la production.
Job Segment:
Logistics, Receptionist, Supply Chain, Supply, Operations, Bilingual, Administrative