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Administrative Assistant

Location: 

Extrema, BR, 37640-000

At Barry Callebaut, we are on a journey to transform the cocoa and chocolate industry. As the world’s leading manufacturer of high-quality chocolate and cocoa products, our actions truly shape the future of our industry. We are a business-to-business company, serving the entire food sector, from the cocoa bean to the finest chocolate product. We are a company with a purpose, we believe in doing well by doing good and reinvesting in the communities we operate. We have a long-standing commitment to sustainability and our goal is to shape a sustainable cocoa and chocolate future. We are headquartered in Zurich, and have more than 12,000 passionate Employees working in more than 40 countries worldwide. We are very proud of who we are and what we do. And of course, we are always looking for talented people to help us have a positive impact on our industry and beyond!

Resumo da posição

A posição tem como principal responsabilidade conduzir as rotinas de Facilities e as atividades administrativas da planta de Extrema/MG, garantindo organização, controle e bom funcionamento dos serviços.

 

Principais responsabilidades incluem

  • Apoiar as rotinas administrativas da unidade, garantindo organização de documentos, informações, controles, agendas e prazos.
  • Organizar reuniões, reservas de salas, eventos, auditorias, inspeções e visitas corporativas, providenciando materiais, equipamentos e suporte necessário.
  • Recepcionar e orientar visitantes, fornecedores e demais públicos externos, seguindo os procedimentos e o código de conduta da companhia.
  • Suportar o controle de acesso e a gestão de terceiros junto ao RH.
  • Suporte a organização de eventos junto ao RH e Excelência Operacional.
  • Acompanhar as condições das de escritório, identificando necessidades de conservação, organização e manutenção e direcionando as demandas às áreas responsáveis.
  • Apoiar o acompanhamento dos serviços de Facilities, incluindo limpeza, coffees, paisagismo e demais serviços de apoio da unidade.
  • Suporte na operação do refeitório e serviços de alimentação, mantendo interface com fornecedores e apoiando o acompanhamento da qualidade dos serviços prestados.
  • Apoiar as demandas relacionadas à mobilidade e transportes, incluindo Uber for Business e táxi.
  • Controlar materiais e insumos de escritório e copa, acompanhando estoque e necessidade de reposição.
  • Apoiar cotações, fornecedores, contratos, solicitações e pedidos de compra, recebimento de materiais, notas fiscais e acompanhamento de pagamentos (Serviços).
  • Acompanhar fornecedores e prestadores de serviços referente a área de escritório, contribuindo para o cumprimento de prazos, qualidade dos serviços, SLAs e controles de custos.
  • Elaborar apresentações, atualizar controles, indicadores e KPIs de gerenciamento da planta (incluindo BCOS).
  • Contribuir para a organização e conservação dos ambientes, seguindo boas práticas de 5S e os procedimentos internos.

 

Qualificações

  • Ensino Superior cursando ou concluído em Administração, Engenharias, Gestão Empresarial ou áreas correlatas.
  • Experiência em ambiente industrial e vivência anterior com rotinas administrativas, facilities, gestão de fornecedores, compras e suporte operacional.
  • Conhecimento em Pacote Office, especialmente Excel.
  • Desejável conhecimento em SAP.
  • Inglês em nível intermediário a avançado, com capacidade de comunicação e conversação.
  • Disponibilidade para atuação 100% presencial em Extrema/MG.
  • Para candidaturas internas ter no minimo 1 anos de Barry Callebaut. 

 

Perfil que buscamos

Buscamos um profissional organizado, proativo e responsável, com capacidade de estabelecer prioridades, boa comunicação e relacionamento interpessoal. É importante ter facilidade para trabalhar em equipe e interagir com diferentes áreas de suporte da operação industrial, além de possuir perfil analítico, habilidade para resolução de problemas e negociação com fornecedores. Valorizamos também engajamento, criatividade e abertura para propor melhorias e novas soluções.

At Barry Callebaut, we are committed to Diversity & Inclusion. United by our strong values, we thrive on the diversity of who we are, where we come from, what we’ve experienced and how we think. We are committed to nurturing an inclusive environment where people can truly be themselves, grow to their full potential and feel they belong. #oneBC - Diverse People, Sustainable Growth.

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Job Segment: Secretary, Supply Chain, Administrative Assistant, Engineer, Supply, Administrative, Operations, Engineering

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