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Administrative Assistant

Location: 

Extrema, BR, 37640-000

At Barry Callebaut, we are on a journey to transform the cocoa and chocolate industry. As the world’s leading manufacturer of high-quality chocolate and cocoa products, our actions truly shape the future of our industry. We are a business-to-business company, serving the entire food sector, from the cocoa bean to the finest chocolate product. We are a company with a purpose, we believe in doing well by doing good and reinvesting in the communities we operate. We have a long-standing commitment to sustainability and our goal is to shape a sustainable cocoa and chocolate future. We are headquartered in Zurich, and have more than 12,000 passionate Employees working in more than 40 countries worldwide. We are very proud of who we are and what we do. And of course, we are always looking for talented people to help us have a positive impact on our industry and beyond!

Descrição Geral:

O(a) Assistente Administrativo será responsável por fornecer suporte direto ao Gerente da Planta e áreas de suporte nas atividades designadas, com foco na organização e no controle das rotinas administrativas. Este profissional terá interação com clientes, fornecedores e colaboradores da Barry Callebaut, sempre seguindo os princípios e valores da empresa.

 

Principais Responsabilidades:

  • Manter o ambiente de trabalho seguro e organizado, seguindo as boas práticas de 5S.
  • Agendar reuniões, gerenciar reservas de salas e controlar o acesso e utilização das mesmas.
  • Realizar reservas de voos e hotéis para colaboradores, conforme as demandas de trabalho.
  • Controlar e organizar as salas administrativas, garantindo que todos os equipamentos e materiais estejam funcionando corretamente e acionar os responsáveis ​​quando necessário.
  • Elaborar apresentações e atualizar indicadores de desempenho.
  • Gerenciar requisições de compras, controlar o fluxo de recebimento de materiais, notas fiscais e pagamentos.
  • Recepcionar visitantes e manter contatos de interesse da empresa, seguindo o código de conduta da Barry Callebaut.
  • Atender telefones e e-mails, redigitar e agilizar correspondências e documentos.
  • Organizar e estruturar eventos, incluindo planejamento logístico, envio de convites, confirmação de presença e suporte durante o evento.
  • Receber e organizar documentos, levantar informações, consultar outros departamentos e atualizar o banco de dados atualizado.
  • Responsável pelas rotinas básicas de facilities.

 

Requisitos:

  • Formação completa ou cursando em Administração ou áreas correlatas.
  • Inglês avançado (necessário bom nível de comunicação e escrita).
  • Experiência anterior em funções administrativas similares.
  • Conhecimento em informática, especialmente no pacote Office e Canva.
  • Habilidade para trabalhar em equipe e com diversas áreas de apoio.
  • Boa capacidade de comunicação, resolução de problemas e organização de tarefas.
  • Engajamento, inovação e criatividade são essenciais.

 

Localização: Fábrica de Extrema-MG. 

At Barry Callebaut, we are committed to Diversity & Inclusion. United by our strong values, we thrive on the diversity of who we are, where we come from, what we’ve experienced and how we think. We are committed to nurturing an inclusive environment where people can truly be themselves, grow to their full potential and feel they belong. #oneBC - Diverse People, Sustainable Growth.

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Job Segment: Secretary, Supply Chain, Supply, Administrative Assistant, Engineer, Administrative, Operations, Engineering

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